Tanda tangan digital memangkas proses onboarding karyawan dari hitungan hari menjadi hitungan jam. Kontrak kerja, perjanjian kerahasiaan, dan formulir internal bisa ditandatangani lewat perangkat apa saja. Tidak perlu cetak dokumen, kirim kurir, atau menunggu kandidat datang ke kantor.
Drama Klasik di Meja HRD
Bayangkan seorang kandidat diterima di Surabaya, sementara kantor pusat berada di Jakarta. Kontrak dicetak, dikirim lewat kurir, ditandatangani, lalu dikirim kembali. Prosesnya bisa memakan beberapa hari. Selama itu, tanggal mulai kerja ikut tertunda.
Masalah lain muncul dari tumpukan berkas. Satu karyawan baru biasanya menandatangani kontrak, perjanjian kerahasiaan, formulir data diri, dan kebijakan perusahaan. Satu dokumen yang terlewat saja bisa menahan pengaktifan akses sistem.
Cara Kerja e Signature dalam Alur Rekrutmen
E signature adalah tanda tangan elektronik yang melekat pada dokumen digital. Penandatangan menerima tautan, membuka dokumen, lalu membubuhkan tanda tangan di layar. Sistem mencatat waktu, identitas, dan riwayat perubahan dokumen.
Alurnya cukup sederhana. HRD mengunggah template kontrak, mengisi data kandidat, lalu menentukan urutan penandatangan. Hasil akhirnya berupa berkas PDF yang langsung bisa diarsipkan.
Soal Keabsahan: Apa Kata Aturan?
Di Indonesia, tanda tangan elektronik diatur dalam UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019. Tanda tangan elektronik tersertifikasi memberi pembuktian yang lebih kuat. Sertifikatnya diterbitkan penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar.
Perjanjian kerja pada umumnya dapat dibuat secara elektronik. Dokumen yang wajib berbentuk akta notariil termasuk pengecualian. Untuk kasus tertentu, konsultasi dengan penasihat hukum perusahaan tetap dianjurkan.
Basah atau Digital: Selisihnya di Mana?
Perbedaan paling terasa ada pada empat hal berikut.
|
Kriteria |
Tanda tangan basah |
Tanda tangan digital |
|
Waktu penyelesaian |
Hitungan hari karena pengiriman fisik |
Hitungan jam, tergantung respons penandatangan |
|
Biaya operasional |
Kertas, cetak, dan kurir |
Biaya langganan atau per dokumen |
|
Jejak audit |
Manual, bergantung catatan HRD |
Otomatis, ada log waktu dan identitas |
|
Penyimpanan |
Arsip fisik |
Arsip digital yang mudah dicari |
Langkah Praktis Sejak Hari Pertama
- Siapkan template kontrak standar dengan kolom isian untuk nama, jabatan, dan tanggal mulai.
- Tentukan urutan penandatangan, misalnya kandidat lebih dulu, lalu direktur.
- Kirim tautan dokumen bersamaan dengan email penawaran kerja.
- Aktifkan pengingat otomatis jika dokumen belum ditandatangani dalam 24 jam.
- Pastikan penyedia memakai sertifikat elektronik yang diakui dan menyediakan log audit.
- Simpan salinan akhir di folder karyawan dengan penamaan yang seragam.
Pertanyaan yang Sering Muncul
- Apakah kontrak kerja bisa ditandatangani lewat ponsel? Bisa, selama platform yang dipakai mendukung tampilan seluler.
- Apakah data karyawan aman di platform tanda tangan digital? Keamanan bergantung pada enkripsi dan kebijakan penyedia, sehingga perlu dicek sebelum dipilih.
- Apakah semua dokumen HR boleh ditandatangani secara digital? Sebagian besar boleh, kecuali dokumen yang wajib berbentuk akta notariil.
Arah Onboarding ke Depan
Administrasi SDM bergerak menuju proses tanpa kertas, dan tanda tangan digital menjadi salah satu pintu masuknya. Manfaat utamanya terlihat pada waktu tunggu yang lebih pendek. Perusahaan tetap perlu memilih penyedia yang transparan soal sertifikasi dan keamanan data. Gambaran teknis penyedia seperti ezSign dapat dipelajari di ezsign.id.