Variation order sering muncul saat proyek berjalan, dan setiap perubahan butuh persetujuan tertulis. e signature mempercepat persetujuan itu karena pihak terkait cukup menandatangani secara elektronik. Dokumen tetap tercatat rapi, dan jejak keputusannya mudah ditelusuri.

Saat Pekerjaan Tambah Kurang Menunggu Tanda Tangan

Di lapangan, perubahan hampir tidak bisa dihindari. Pemilik proyek meminta revisi tata ruang, atau kondisi tanah ternyata berbeda dari gambar awal. Perubahan itu lalu dituangkan dalam variation order. Dokumen tersebut baru sah dijalankan setelah semua pihak menyetujuinya.

Masalah muncul ketika pemilik proyek berada di kota lain. Dokumen fisik dikirim lewat kurir, sementara pekerjaan di lapangan tertahan beberapa hari. Bayangkan satu tim finishing yang menganggur hanya karena menunggu selembar persetujuan. Keterlambatan kecil seperti ini bisa menumpuk dan menggeser jadwal serah terima.

Alur Variation Order dan Titik Rawan Keterlambatan

Alur umumnya dimulai dari usulan kontraktor atau permintaan pemilik. Konsultan pengawas lalu memverifikasi volume dan biayanya. Setelah itu, manajer proyek dan pemilik menyetujui perubahan tersebut.

Titik rawan ada di tahap persetujuan berjenjang. Satu pejabat yang sulit ditemui bisa menahan seluruh rantai. Versi dokumen yang beredar juga kerap berbeda antar pihak.

Penggunaan e signature memangkas jeda di tahap ini. Setiap penandatangan menerima dokumen yang sama. Persetujuan bisa diberikan dari perangkat masing-masing, di kantor maupun di lokasi proyek.

Dasar Hukum: Kapan Tanda Tangan Elektronik Dianggap Sah

Tanda tangan elektronik diakui dalam UU ITE beserta perubahannya. Ketentuan teknisnya diatur lebih lanjut dalam PP Nomor 71 Tahun 2019. Aturan itu membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi.

Jenis tersertifikasi memakai Sertifikat Elektronik yang diterbitkan penyelenggara sertifikasi elektronik. Sertifikat ini mengikat identitas penandatangan dengan dokumen yang ditandatangani. Untuk dokumen bernilai besar seperti variation order, jenis ini lebih layak dipertimbangkan.

Kebutuhan tiap kontrak tetap bisa berbeda. Klausul perubahan pekerjaan perlu dicek lebih dulu. Konsultasi dengan penasihat hukum proyek juga dianjurkan.

Tanda Tangan Basah Versus Elektronik di Proyek

Perbandingan berikut membantu menilai kedua cara tersebut dari sisi yang paling sering dipertimbangkan tim proyek.

Cara Menerapkannya Tanpa Mengacaukan Alur Proyek

Peralihan ke tanda tangan elektronik berjalan lebih mulus bila langkahnya jelas. Berikut panduan yang bisa langsung diterapkan.

1. Tetapkan nama penandatangan dan urutannya sebelum dokumen dikirim.
2. Gabungkan nomor variation order, nilai perubahan, dan lampiran gambar dalam satu berkas PDF.
3. Pastikan setiap penandatangan sudah memiliki Sertifikat Elektronik yang aktif.
4. Atur batas waktu persetujuan, misalnya tiga hari kerja, lalu aktifkan pengingat otomatis.
5. Simpan salinan final bersama log penandatanganan di folder proyek.

Langkah-langkah itu tidak mengubah isi kontrak. Yang berubah hanya cara dokumen berpindah dari satu meja ke meja lain. Tim lapangan pun tetap memegang bukti persetujuan yang utuh.

Pertanyaan yang Sering Muncul dari Tim Lapangan

• Apakah variation order bisa disetujui hanya dengan e signature?
  Bisa, selama kontrak tidak mensyaratkan tanda tangan basah dan semua pihak sepakat.
• Apakah semua penandatangan wajib memiliki Sertifikat Elektronik?
  Untuk tanda tangan tersertifikasi, setiap penandatangan perlu memilikinya.
• Bagaimana jika ada revisi setelah dokumen ditandatangani?
  Revisi dibuat sebagai versi baru dan ditandatangani ulang oleh semua pihak.

Arah Dokumen Konstruksi di Tahun Mendatang

Dokumen konstruksi bergerak ke arah digital karena proyek menuntut keputusan cepat dan jejak yang jelas. e signature dan Sertifikat Elektronik membantu menjaga keduanya pada dokumen seperti variation order. Penyedia seperti ezSign dapat menjadi rujukan teknis bagi tim proyek yang mulai beralih. Gambaran penerapannya dapat dipelajari di ezsign.id.